Programma 10. Besturen in verandering van tijden

We werken aan de volgende doelstelling(en):

• De gemeente Oss is een organisatie die toegerust is op een 100.000 opgave, waar vernieuwing en bestendiging hand in hand gaan en waar het fijn werken is. Nu en in de toekomst.

We zijn op verschillende plekken in de organisatie aan het digitaliseren en standaardiseren zodat we efficiënt blijven werken. Verder hebben we ons ontwikkelboek van het Koersdocument Drie keer drie geactualiseerd om de komende jaren opnieuw focus te hebben op de ontwikkelingen binnen en buiten onze organisatie. We moderniseren ons functiehuis door middel van een nieuw systeem voor functie beschrijven en –waarderen (HR21). De modernisering kent verschillende fase. In fase 1 zetten we bestaande functiebeschrijvingen technisch 1 op 1 om naar de nieuwe functieprofielen van HR21. Hiermee zijn we in 2020 gestart en dit ronden we in het voorjaar van 2021 af. Daarna kijken we naar de verbreding van het functiehuis en evalueren we o.a. de tussen- en uitloopschalen.

• We hebben in het voorjaar van 2020 het Leerplein gelanceerd. Dit is een online platform voor leren en ontwikkelen waarmee we het vakmanschap vergroten. Er zijn 1610 e-learning modules en podcasts gevolgd door inmiddels 350 actieve gebruikers (medewerkers van de gemeente Oss). Fijn dat we hier op tijd mee waren begonnen, want dit heeft in het thuiswerk tijdperk uitstekend gewerkt.  
• We hebben een nieuwe 'werkenbij' site gelanceerd waarmee we actiever werken aan het beeld dat we een aantrekkelijke en onderscheidende gemeente zijn om voor en in te werken. Hiermee verbeteren we ook onze arbeidsmarktpositie. Het is nog te vroeg om hier resultaten van te melden.
• We hebben in 2019 een aanpak ziekteverzuim geïntroduceerd die in 2020 is gecontinueerd. Het totale ziekteverzuim is in 2020 licht gestegen ten opzichte van 2019. Belangrijkste oorzaak het langdurige verzuim dat vanwege COVID-19 niet altijd een optimale en adequate behandeling heeft kunnen krijgen. Daarnaast heeft een flink aantal medewerker zelf COVID-19 opgelopen. Het korte verzuim is gedaald ten opzichte van 2019 als gevolg van onze preventieve aanpak. Daarnaast is de verzuim frequentie gedaald.
• We hebben het werving en selectiebeleid geactualiseerd waardoor we beter kunnen zorgen voor een goede match tussen vraag en aanbod.
• We zijn begonnen met het project HR21. Dit is de eerste stap naar een moderner functiegebouw.
• Via het Team Procesgericht Werken hebben we in 2020 ingezet op het analyseren, verbeteren en (her)ontwerpen werkprocessen. Belangrijke speerpunten daarbij zijn/waren:

• herontwerp van processen in het kader van de Omgevingswet
• digitalisering van het postproces
• digitalisering en standaardisering van HR-instrumenten en het opzetten van een kernregistratie personeel
• pilot robotisering binnen de financiële administratie
• procesontwerp voor de uitvoering van de TOZO- regeling

• Daarnaast hebben we geïnvesteerd in het beter digitaal samenwerken in de organisatie via het opzetten van trainingen en het gebruik maken van nieuwe tools.
• We zetten in op de ambtenaar van de toekomst door te investeren in een young professional programma en het trainee programma De toekomst van Brabant.

• In het kader van COVID-19 zijn we verplicht zo veel mogelijk thuis gaan werken. We hebben hier snel alles voor gefaciliteerd en ook op gebied van P&O gekeken wat er nodig was om de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten doorlopen. Zo zijn protocollen aangepast, is er een projectgroep voor een nieuw werkconcept (tOss) gekomen en hebben we ingezet op vitaliteit bij thuiswerken. Op deze wijze zijn we vrij rimpelloos een nieuw tijdperk ingerold.
• We hebben afspraken gemaakt over huisbezoeken tijdens COVID-19.
• We houden de actualiteiten in de gaten en adviseren we het management daar waar nodig. Denk hierbij aan een mondkapjesplicht, andere invulling van het kantoor, vervangende werkzaamheden voor personeel en het werving en selectieproces en inwerken op afstand.
• We hebben in een vroeg stadium de kritische processen in beeld gebracht om de continuïteit ook in zware scenario’s te garanderen.
• We hebben - mede namens de gemeenteraad - onze waardering via o.a. extra bonussen/gratificaties) uitgesproken aan de medewerkers van de gemeente Oss die in deze moeilijke tijd op verschillende processen (o.a. in de frontlinie) hun werk hebben gedaan. Onze dienstverlening, zij het soms aangepast, is overeind gebleven.